εκτύπωση θέματος   βρείτε μας στο facebook   σχόλια - παρατηρήσεις
Διαδρομή άρθρου: Ενότητες θεμάτων / Αντιμετώπιση προβλημάτων
  
αναζήτηση σε adaeion.gr

σχετικά θέματα Σχετικά θέματα

Κανόνες που χρησιμοποιεί το Word για τη σειρά ταξινόμησης

Ταξινόμηση λίστας με καταχωρήσεις σε παραγράφους

Οι λίστες που περιέχουν αριθμούς δεν ταξινομούνται σωστά

Οι καταχωρήσεις με πολλές λέξεις δεν ταξινομούνται σωστά

Αυτό συνήθως συμβαίνει όταν δεν ισχύει μία ή περισσότερες από τις επόμενες προϋποθέσεις:

Οι όροι "πεδίο" και "εγγραφή" προέρχονται από την ορολογία των πινάκων. Τα δεδομένα που ευρίσκονται στην ίδια στήλη ανήκουν στο ίδιο πεδίο. Τα δεδομένα που ευρίσκονται στην ίδια γραμμή ανήκουν στην ίδια εγγραφή. Π.χ. ένα πεδίο μπορεί να περιλαμβάνει τα μικρά ονόματα των πελατών, ένα άλλο τα επίθετα κ.ο.κ. Μία εγγραφή μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα και το επώνυμο ενός πελάτη, τον τόπο διαμονής του κ.ο.κ.

Π.χ. η επόμενη λίστα δεν μπορεί να ταξινομηθεί, γιατί αρχικά δεν τηρεί την πρώτη προϋπόθεση: Το πεδίο Όνομα και το πεδίο Επίθετο δεν είναι με την ίδια σειρά σε όλες τις εγγραφές.

Ιωάννης Ιωάννου Καρδιολόγος Αθήνα
Ιωαννίδου Ιωάννα Συγγραφέας Πάτρα
Αντωνίου Αντώνιος Πολ. Μηχανικός Χανιά
Γεώργιος Γεωργίου Δημοσιογράφος Θεσσαλονίκη
Άννα-Μαρία Ανδριανού Δικηγόρος Αθήνα

Μια πρώτη διόρθωση θα ήταν ίσως η αλλαγή των πεδίων στην 2η και την 3η εγγραφή, ώστε η λίστα να γίνει:

Ιωάννης Ιωάννου Καρδιολόγος Αθήνα
Ιωάννα Ιωαννίδου Συγγραφέας Πάτρα
Αντώνιος Αντωνίου Πολ. Μηχανικός Χανιά
Γεώργιος Γεωργίου Δημοσιογράφος Θεσσαλονίκη
Άννα-Μαρία Ανδριανού Δικηγόρος Αθήνα

Τώρα η λίστα μπορεί να ταξινομηθεί, αλλά μόνο με βάση την πρώτη λέξη, καθώς το Word αναγνωρίζει την κάθε εγγραφή σαν ένα πεδίο, εάν δεν "του υποδείξουμε" το σύμβολο που χρησιμοποιείται ως διαχωριστικό μεταξύ των πεδίων. Και αυτό υπό ορισμένες προϋποθέσεις μπορεί να δημιουργήσει πρόσθετα προβλήματα. Π.χ. η ανωτέρω λίστα εκ πρώτης όψεως φαίνεται να χρησιμοποιεί ως διαχωριστικό το κενό διάστημα, αλλά αυτό δεν είναι ακριβές: Εμείς γνωρίζουμε ότι "Πολ. Μηχανικός" είναι επάγγελμα, άρα ένα πεδίο, αλλά το Word "βλέποντας" το κενό διάστημα μεταξύ των δύο λέξεων, θα τα θεωρήσει ως διαφορετικά πεδία. Άρα δεν μπορούμε να δηλώσουμε ως διαχωριστικό το κενό διάστημα, καθώς παραβαίνει την τρίτη προϋπόθεση (δεν καθορίζει με σαφήνεια τα πεδία), με αποτέλεσμα να δημιουργείται η εντύπωση ότι η 4η εγγραφή έχει περισσότερα πεδία από τις υπόλοιπες, και αυτό με την σειρά του αντίκειται στην δεύτερη προϋπόθεση.

Μια πιθανή διόρθωση θα ήταν ίσως η αντικατάσταση του κενού διαστήματος μεταξύ "Πολ." και "Μηχανικός¨ με ένα διάστημα χωρίς διακοπή. Έτσι η λίστα θα έχει την επόμενη μορφή (θυμηθείτε ότι μεταξύ των λέξεων "Πολ." και "Μηχανικός" δεν θα πατήσετε το πλήκτρο ΔΙΑΣΤΗΜΑ αλλά τον συνδυασμό CTRL+SHIFT+ΔΙΑΣΤΗΜΑ. Μ' αυτόν τον τρόπο οι λέξεις θα φαίνονται ως δύο στο έγγραφο, αλλά το Word θα τις θεωρεί ως μία):

Ιωάννης Ιωάννου Καρδιολόγος Αθήνα
Ιωάννα Ιωαννίδου Συγγραφέας Πάτρα
Αντώνιος Αντωνίου Πολ.<ΔΙΑΣΤΗΜΑ ΧΩΡΙΣ ΔΙΑΚΟΠΗ>Μηχανικός Χανιά
Γεώργιος Γεωργίου Δημοσιογράφος Θεσσαλονίκη
Άννα-Μαρία Ανδριανού Δικηγόρος Αθήνα

Τώρα, μπορείτε να ταξινομήσετε την λίστα [1] με βάση όποιο από τα τέσσερα πεδία θέλετε, ορίζοντας ως διαχωριστικό το κενό διάστημα.

ΣΗΜΕΙΩΣΗ Αν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το κενό διάστημα ως διαχωριστικό, με μία επί πλέον εργασία μπορείτε να πληκτρολογήσετε έναν διαφορετικό χαρακτήρα μεταξύ των πεδίων, τον οποίο θα δηλώσετε στη συνέχεια ως διαχωριστικό, αλλά προσέξτε: Για την ανωτέρω λίστα δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τελεία ή την παύλα, γιατί ήδη χρησιμοποιούνται και θα δημιουργούσε πάλι ασάφεια στον διαχωρισμό των πεδίων.

Ανάρτηση σχολίων στο blog

Παραπομπές δεσμών θέματος

[1] www.adaeion.gr/word/g/sort_list_of_paragraphs.html

Δημοσίευση: Δευτέρα, 18 Οκτ 2010