εκτύπωση θέματος   βρείτε μας στο facebook   σχόλια - παρατηρήσεις
Θέση: Ενότητες θεμάτων / Μορφοποίηση κειμένου / Λίστες με αρίθμηση και κουκκίδες / Αυτόματη αρίθμηση επικεφαλίδων με λίστα διάρθρωσης
  
αναζήτηση σε adaeion.gr

Θεματικές ενότητες

1. Τι θα χρειαστείτε

2. Ρυθμίστε τα στυλ επικεφαλίδων

3. Δημιουργήστε ένα στυλ λίστας

4. Πώς θα χρησιμοποιήσετε το στυλ λίστας στο έγγραφό σας

5. Επεξεργασία - Αλλαγή της μορφοποίησης

σχετικά θέματα Σχετικά θέματα

Λίστα πολλών επιπέδων

Αλλαγή επιπέδου σε στοιχεία λίστας

Αυτόματη αρίθμηση επικεφαλίδων με λίστα διάρθρωσης (outline)

Η αρίθμηση επικεφαλίδων είναι ο πιο συνηθισμένος τύπος λίστας διάρθρωσης. Χρησιμοποιείται σε τεχνικά εγχειρίδια και ακαδημαϊκά έγγραφα, ενώ στα νομικά έγγραφα, πολλές φορές οι παράγραφοι κειμένου είναι αριθμημένες με αρίθμηση διάρθρωσης.

Το Word διαθέτει όλα τα εργαλεία που χρειάζονται για να δημιουργήσετε μία τέτοια λίστα. Γενικά όμως, οι λίστες (όπως και οι πίνακες) ΔΕΝ είναι το δυνατό του σημείο. Πολλές φορές, εκεί που πιστεύετε ότι όλα είναι τακτοποιημένα και λειτουργούν με τον τρόπο που θέλετε, κάτι περίεργο συμβαίνει και η αρίθμηση αρχίζει να κάνει παράξενα παιχνίδια.

Όταν λοιπόν βρεθείτε αντιμέτωποι με την διαδικασία αρίθμησης των επικεφαλίδων, σαν πρώτη λύση σκεφθείτε την αρίθμηση με το χέρι! Ειδικά αν πρόκειται για έγγραφο με μικρό βάθος υπο-ενοτήτων. Αριθμήστε την επικεφαλίδα της πρώτης ενότητας με το 1, και όλες τις επικεφαλίδες των υπο-ενοτήτων που ανήκουν σ' αυτή με το 1.1, 1.2, 1.3 κ.λπ. Με την ίδια λογική, αριθμήστε την επικεφαλίδα της δεύτερης ενότητας με το 2, και όλες τις υπο-ενότητές της με 2.1, 2.2, 2.3 κ.λπ. Βέβαια, αν ακολουθήσετε αυτή την λύση, πρέπει να εύχεστε να είστε αρκετά τυχεροί, ώστε να μη χρειαστεί αργότερα να παρεμβάλλετε στο έγγραφο κάποια ενότητα ή υπο-ενότητα, οπότε θα πρέπει να προσαρμόσετε πάλι την αρίθμηση με το χέρι!...

Η δεύτερη λύση, η οποία και προτείνεται, είναι να αφήσετε το Word να αριθμήσει αυτόματα τις επικεφαλίδες, δίνοντάς του βέβαια εσείς τις οδηγίες, όπως θα δούμε στη συνέχεια. Ωστόσο, για άλλη μια φορά, προτιμήστε την πρώτη λύση, αν δεν είστε σίγουροι γι' αυτό που κάνετε. Η διόρθωση εκ των υστέρων μιας λίστας διάρθρωσης μπορεί να καταλήξει σε εφιάλτη! Έτσι, για να αποφύγετε τις εκπλήξεις ακολουθήστε τα επόμενα βήματα για να δημιουργήσετε την δομή που θα χρησιμοποιήσει το Word για την αρίθμηση των επικεφαλίδων.

1. Τι θα χρειαστείτε

  1. Κατ' αρχάς θα χρειαστείτε ένα νέο κενό έγγραφο του Word. Δουλεύοντας με ένα έγγραφο, όπου έχετε ήδη χρησιμοποιήσει διάφορα στυλ, αυτό ίσως είναι αιτία προβλημάτων. Η δημιουργία της δομής λίστας μπορεί να γίνει αλλάζοντας τα στυλ που χρησιμοποιούνται ήδη σε ένα έγγραφο, αλλά αυτό σχεδόν πάντα έχει απρόσμενες επιπτώσεις αργότερα. Παραδέχομαι ότι αυτή η συμβουλή δεν είναι πολύ πρακτική, αλλά είναι ο καλύτερος τρόπος για να έχετε τα αποτελέσματα που θέλετε. Τουλάχιστον, χρησιμοποιήστε ένα κενό έγγραφο για να εφαρμόσετε την διαδικασία που περιγράφεται εδώ, και όταν εξοικειωθείτε αρκετά μπορείτε να προχωρήσετε στην προσαρμογή ενός εγγράφου όπου τα στυλ χρησιμοποιούνται ήδη.
  2. Θα χρειαστείτε επίσης ένα στυλ λίστας, το οποίο θα περιέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες για τον τρόπο που το Word θα εφαρμόζει την αρίθμηση. Το στυλ λίστας στην πραγματικότητα περιέχει δύο ειδών πληροφορίες:
    • Ένα στυλ λίστας δημιουργεί μία ομάδα στυλ. Το Word διαθέτει έτοιμα στυλ παραγράφου με ονομασίες Επικεφαλίδα 1, Επικεφαλίδα 2, Επικεφαλίδα 3 κ.λπ. Δεν υπάρχει όμως καμία σχέση μεταξύ τους. Απλά τυχαίνει να έχουν σχετικά ονόματα. Ένα στυλ λίστας ομαδοποιεί αυτά τα στυλ παραγράφου με κάποια σειρά. Μόνο το στυλ λίστας αντιλαμβάνεται ότι η Επικεφαλίδα 1 ακολουθείται από την Επικεφαλίδα 2 και αυτή από την Επικεφαλίδα 3.
    • Ένα στυλ λίστας περιέχει πληροφορίες για τον τρόπο αρίθμησης του κάθε επιπέδου. Αυτό περιλαμβάνει την μορφή του αριθμού ("1" ή "α" ή "i"), το κείμενο που τυχόν προηγείται του αριθμού ("Κεφάλαιο 1" ή "Μέρος 1ο"), εάν ο αριθμός θα περιλαμβάνει και τον αριθμό του προηγούμενου επιπέδου ("Ενότητα 2.4.1"), και τις εσοχές (την απόσταση του αριθμού από το περιθώριο και την απόσταση του κειμένου από τον αριθμό).
  3. Τέλος θα χρειαστείτε ένα στυλ παραγράφου για το κάθε επίπεδο της αρίθμησης. Το Word υποστηρίζει μέχρι εννέα επίπεδα "βάθος" (υπο-επίπεδα ή υπο-λίστες), άρα θα χρειαστείτε 9 στυλ παραγράφου. Η πιο ενδεδειγμένη λύση είναι να χρησιμοποιήσετε τα 9 στυλ επικεφαλίδας που ήδη υπάρχουν στο Word. Όταν ετοιμάζετε μία λίστα διάρθρωσης ενημερώνετε και τα εννέα επίπεδα της λίστας, ασχέτως αν τελικά στο έγγραφο δεν θα τα χρησιμοποιήσετε όλα.

2. Ρυθμίστε τα στυλ επικεφαλίδων

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα δικό σας σύνολο στυλ επικεφαλίδων, αλλά είναι καλύτερα να αρχίσετε με τα ενσωματωμένα στυλ επικεφαλίδων που διαθέτει το Word. Ακόμα κι αν δεν σας αρέσει η εμφάνισή τους μπορείτε να αλλάξετε την μορφοποίηση αργότερα, όπως εσείς θέλετε. Αν τα ενσωματωμένα στυλ επικεφαλίδων χρησιμοποιούνται ήδη και δεν μπορείτε να τα τροποποιήσετε, τότε δημιουργήστε ένα δικό σας σύνολο στυλ. Είτε τα δικά σας στυλ χρησιμοποιήσετε όμως, είτε τα ενσωματωμένα στυλ του Word, θα χρειαστεί να κάνετε μια προεργασία ώστε να είναι σωστά ρυθμισμένα.

Τροποποιήστε το στυλ Επικεφαλίδα 1 ώστε να βασίζεται στο στυλ "(χωρίς στυλ)". Τροποποιήστε το στυλ Επικεφαλίδα 2 ώστε να βασίζεται στην Επικεφαλίδα 1. Τροποποιήστε την Επικεφαλίδα 3 ώστε να βασίζεται στην Επικεφαλίδα 2 κ.ο.κ. Πολλοί δεν το κάνουν αυτό, αλλά το βρίσκω χρήσιμο, καθώς ακολουθεί την λογική του Word στον τρόπο που επαναπροσδιορίζει κλιμακωτά (cascade) τα χαρακτηριστικά των στυλ. Η εικ. 1 δείχνει σε ποιο σημείο του πλαισίου διαλόγου Στυλ θα επιλέξετε πού θα βασίζεται το κάθε στυλ.

επιλογή στυλ βάσης

Εικ. 1 Επιλογή στυλ βάσης

Στη συνέχεια μορφοποιήστε τα χαρακτηριστικά των παραγράφων για κάθε ένα από τα στυλ επικεφαλίδων ώστε η αριστερή εσοχή να είναι "0", και η Ειδική εσοχή να είναι "(καμία)". Κάντε το αυτό ακόμα κι αν θέλετε η επικεφαλίδα να έχει εσοχή ή προεξοχή. Αυτές οι επιλογές θα οριστούν αργότερα, μαζί με την μορφοποίηση της αρίθμησης των επικεφαλίδων. Η εικ. 2 δείχνει τα σημεία του πλαισίου διαλόγου Παράγραφος, όπου θα γίνουν οι αντίστοιχες επιλογές.

ρύθμιση εσοχών παραγράφου

Εικ. 2 Ρύθμιση εσοχών παραγράφου

3. Δημιουργήστε ένα στυλ λίστας

Στην ομάδα Παράγραφος της καρτέλας Κεντρική πατήστε το κουμπί Λίστα πολλών επιπέδων και στη συνέχεια επιλέξτε την εντολή Ορισμός νέου στυλ λίστας.

ορισμός ονόματος στυλ

Εικ. 3 Ορισμός ονόματος στυλ

Στο πλαίσιο διαλόγου Ορισμός νέου στυλ λίστας κάνετε δύο πράγματα μόνο:

  1. Δώστε στο στυλ λίστας ένα όνομα (εικ. 3).

    ΠΡΟΤΑΣΗ Δώστε ένα όνομα στον πληθυντικό. Αυτό κάνει ξεκάθαρο ότι πρόκειται για ένα στυλ λίστας, που αφορά περισσότερα του ενός στυλ παραγράφου. Επίσης δώστε ένα όνομα που αναφέρεται απ' ευθείας στο στυλ παραγράφου που θα χρησιμοποιήσετε. Εσείς πρόκειται να χρησιμοποιήσετε τα στυλ παραγράφου Επικεφαλίδα 1, Επικεφαλίδα 2 κ.λπ. Γι' αυτό προτείνω να χρησιμοποιήσετε το όνομα Επικεφαλίδες.

  2. Πατήστε το κουμπί Μορφή και επιλέξτε την εντολή Αρίθμηση.

Βρισκόμαστε τώρα στο πλαίσιο διαλόγου Ορισμός νέας λίστας πολλών επιπέδων (εικ. 4). Το στυλ λίστας είναι ο μηχανισμός που συντονίζει όλα τα στυλ παραγράφου που θα χρησιμοποιηθούν. Γι' αυτό όλες οι ρυθμίσεις θα γίνουν σ' αυτό το πλαίσιο διαλόγου. Για να ρυθμίσετε την αρίθμηση:

  1. Πατήστε το κουμπί Λεπτομέρειες.

    ορισμός νέας λίστας πολλών επιπέδων

    Εικ. 4 Πλαίσιο διαλόγου Ορισμός νέας λίστας πολλών επιπέδων

  2. Συνδέστε κάθε στυλ επικεφαλίδας με το αντίστοιχο επίπεδο της λίστας. Για να το κάνετε αυτό:
    1. Στο πεδίο Επιλογή επιπέδου προς τροποποίηση επιλέξτε το επίπεδο 1. Στο πεδίο Σύνδεση επιπέδου με το στυλ επιλέξτε Επικεφαλίδα 1. Αυτό συνδέει το στυλ παραγράφου Επικεφαλίδα 1 με το πρώτο επίπεδο του στυλ λίστας.
    2. Επαναλάβετε την διαδικασία επιλέγοντας ένα-ένα όλα τα επίπεδα στο πεδίο Επιλογή επιπέδου προς τροποποίηση και συνδέοντάς τα με το αντίστοιχο στυλ Επικεφαλίδας.
  3. Ρυθμίστε την αρίθμηση για το επίπεδο 1:
    1. Στο πεδίο Επιλογή επιπέδου προς τροποποίηση επιλέξτε το επίπεδο 1.
    2. Διαγράψτε ότι υπάρχει στο πεδίο Εισαγωγή μορφοποίησης για αριθμούς.
    3. Στο πεδίο Στυλ αριθμών επιπέδου επιλέξτε την μορφή αρίθμησης που θέλετε.
  4. Ρυθμίστε την αρίθμηση για τα επίπεδα 2 έως 9:
    1. Στο πεδίο Επιλογή επιπέδου προς τροποποίηση επιλέξτε το επίπεδο 2.
    2. Διαγράψτε ότι υπάρχει στο πεδίο Εισαγωγή μορφοποίησης για αριθμούς.
    3. Αν θέλετε οι παράγραφοι του 2ου επιπέδου να εμφανίζουν και την αρίθμηση του επιπέδου όπου "ανήκουν" (επίπεδο 1) επιλέξτε το στο πεδίο Προσθήκη αριθμού επιπέδου από. Αν θέλετε κάποιο "σημάδι" (συνήθως τελεία, παρένθεση, ή παύλα) μετά τον αριθμό του ανώτερου επιπέδου, πληκτρολογήστε το τώρα στο σημείο όπου ήδη βρίσκεται ο κέρσορας στο πεδίο Εισαγωγή μορφοποίησης για αριθμούς.

      Πρέπει να ορίσετε κάθε προηγούμενο επίπεδο ξεχωριστά. Έτσι, όταν φτάσετε στο επίπεδο 9 και θέλετε η αρίθμηση να είναι 1.1.1.1.1.1.1.1.1 θα πρέπει να επιλέξετε το επίπεδο 1, να πληκτρολογήσετε την τελεία, να επιλέξετε το επίπεδο 2, να πληκτρολογήσετε την τελεία, να επιλέξετε το επίπεδο 3, να πληκτρολογήσετε την τελεία και να συνεχίσετε έτσι, μέχρι να πληκτρολογήσετε την τελεία μετά την επιλογή του 8ου επιπέδου. Μπορεί να φαίνεται (και είναι) βαρετό, αλλά μην τα παρατήσετε!

    4. Στο πεδίο Στυλ αριθμών επιπέδου επιλέξτε την μορφή αρίθμησης που θέλετε.
    5. Επαναλάβετε για τα επίπεδα 3 έως 9. Αν για κάποιο επίπεδο δεν θέλετε αρίθμηση αφήστε το πεδίο Εισαγωγή μορφοποίησης για αριθμούς κενό.
  5. Ρυθμίστε τις εσοχές της αρίθμησης και του κειμένου:

    ορισμός εσοχών

    Εικ. 5: Ορισμός εσοχών για όλα τα επίπεδα.

    Πόση απόσταση θέλετε να έχει το κάθε επίπεδο από το αριστερό περιθώριο; Είναι γεγονός ότι οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του Word είναι αρκετά ικανοποιητικές. Αν όμως θέλετε να ορίσετε διαφορετικές αποστάσεις έχετε δύο επιλογές:

    1. Ο εύκολος τρόπος είναι να πατήσετε το κουμπί Ορισμός για όλα τα επίπεδα. Στο πλαίσιο διαλόγου (εικ. 5) ορίστε τις αποστάσεις που θέλετε.
    2. Ο δύσκολος τρόπος είναι να ορίσετε τις αποστάσεις για κάθε ένα από τα επίπεδα ξεχωριστά, στα πεδία Στοίχιση, Εσοχή κειμένου, και Προσθήκη στηλοθέτη σε, του πλαισίου διαλόγου Ορισμός νέας λίστας πολλών επιπέδων (εικ. 4). Εδώ θυμηθείτε ότι όλες αυτές οι αποστάσεις υπολογίζονται από το αριστερό περιθώριο της σελίδας.

4. Πώς θα χρησιμοποιήσετε το στυλ λίστας στο έγγραφό σας

Το περίεργο είναι ότι δημιουργήσατε το στυλ λίστας, αλλά αυτό ΔΕΝ πρόκειται να το χρησιμοποιήσετε στο έγγραφό σας! Αντίθετα, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εφαρμόσετε τα στυλ Επικεφαλίδα 1, Επικεφαλίδα 2 κ.λπ. στις παραγράφους που θέλετε. Επειδή το κάθε ένα από αυτά τα στυλ είναι συνδεδεμένο πλέον με ένα επίπεδο της λίστας, το Word αναγνωρίζει μόνο του πώς θα κάνει την αρίθμηση, βάσει του στυλ λίστας που δημιουργήσατε. Έτσι,

5. Επεξεργασία - Αλλαγή της μορφοποίησης

Όπως ήδη αναφέραμε, το στυλ λίστας επηρεάζει τον τρόπο αρίθμησης, του κάθε επιπέδου και τις εσοχές από το αριστερό περιθώριο. Όλες οι άλλες ιδιότητες που επηρεάζουν την εμφάνιση του κειμένου εξαρτώνται από τα αντίστοιχα στυλ επικεφαλίδας. Έτσι, αν θέλετε να προσαρμόσετε την εμφάνιση της Επικεφαλίδας 1, π.χ. διαφορετική γραμματοσειρά, διαφορετικό χρώμα, αλλαγή σελίδας πριν κ.λπ., για όλες αυτές τις ρυθμίσεις θα πρέπει να προσαρμόσετε τις ιδιότητες του στυλ Επικεφαλίδα 1:

  1. Στην ομάδα Γρήγορα στυλ της καρτέλας Κεντρική κάνετε δεξί κλικ στο στυλ Επικεφαλίδα 1 και επιλέξτε την εντολή Τροποποίηση.
  2. Στο πλαίσιο διαλόγου Τροποποίηση στυλ κάνετε όποιες αλλαγές θέλετε. Προς Θεού όμως! Μακριά από τις ρυθμίσεις εσοχής - προεξοχής!

Αντίθετα, αν θέλετε να προσαρμόσετε τα χαρακτηριστικά του στυλ λίστας που προαναφέραμε (αρίθμηση, εσοχές) θα πρέπει να προσαρμόσετε αυτό το ίδιο το στυλ λίστας:

  1. Κάνετε κλικ σε μία επικεφαλίδα.
  2. Στην ομάδα Παράγραφος της καρτέλας Κεντρική κάνετε κλικ στο κουμπί Λίστα πολλών επιπέδων .

    Στο κάτω μέρος του μενού θα δείτε το στυλ λίστας που είναι ήδη επιλεγμένο. Μάλιστα, αν τοποθετήσετε τον κέρσορα πάνω του θα εμφανιστεί το όνομα του στυλ "Επικεφαλίδες".

  3. Κάνετε δεξί κλικ στο στυλ λίστας και επιλέξτε την εντολή Τροποποίηση.
  4. Στο πλαίσιο διαλόγου Τροποποίηση στυλ μη κάνετε καμία αλλαγή. Επιλέξτε μόνο Μορφή > Αρίθμηση.
  5. Στο πλαίσιο διαλόγου Ορισμός νέας λίστας πολλών επιπέδων (εικ. 4) μπορείτε να αλλάξετε οποιαδήποτε από τις επιλογές θέλετε.
Ανάρτηση σχολίων στο blog

__________________________________

  1. Κανονικά, τα κουμπιά Αύξηση εσοχής και Μείωση εσοχής εφαρμόζουν άμεση μορφοποίηση (πρόσθετη μορφοποίηση στο στυλ που χρησιμοποιεί το επιλεγμένο κείμενο). Ειδικά όμως για την λίστα διάρθρωσης λειτουργούν διαφορετικά. "Λένε" στο Word να χρησιμοποιήσει το επόμενο ή το προηγούμενο στυλ παραγράφου, που είναι συνδεδεμένο με τα επίπεδα της λίστας. Δηλαδή, απλά αλλάζουν το στυλ που χρησιμοποιεί η συγκεκριμένη παράγραφος.
Δημοσίευση: Παρασκευή, 23 Απρ 2010