εκτύπωση θέματος   βρείτε μας στο facebook   σχόλια - παρατηρήσεις
Θέση: Ενότητες θεμάτων / Συγχώνευση αλληλογραφίας / Δημιουργία λίστας κατά κατηγορία με την Συγχώνευση αλληλογραφίας
  
αναζήτηση σε adaeion.gr

Θεματικές ενότητες

Α. Ρύθμιση του αρχείου προέλευσης

Β. Ρύθμιση του κυρίως εγγράφου

Κατηγορίες σε διαφορετική σελίδα

Δημιουργία λίστας κατά κατηγορία με την Συγχώνευση αλληλογραφίας

Χρησιμοποιήστε την επόμενη διαδικασία, όταν θέλετε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο του Word, που θα περιέχει τα δεδομένα ενός πίνακα ταξινομημένα κατά κατηγορία, με βάση ένα πεδίο του πίνακα. Για το παράδειγμα θα χρησιμοποιήσουμε έναν πίνακα του Excel, αλλά μπορούν να χρησιμοποιηθούν και άλλες μορφές πίνακα, όπως είναι τα αρχεία κειμένου με μορφή csv.

Α. Ρύθμιση του αρχείου προέλευσης

πίνακας με τα δεδομένα προέλευσης

Εικ. 1 Πίνακας του Excel με τα δεδομένα προέλευσης

Ταξινομήστε τα δεδομένα, έτσι ώστε να εμφανίζονται μαζί όλες οι εγγραφές που ανήκουν στο πεδίο που θα χρησιμοποιηθεί σαν κατηγορία για την δημιουργία της λίστας. Στο παράδειγμα, το πεδίο αυτό είναι η στήλη Έδρα.

Β. Ρύθμιση του κυρίως εγγράφου

  1. Σε ένα νέο κενό έγγραφο του Word ξεκινήστε την Συγχώνευση αλληλογραφίας. Για να το κάνετε αυτό:
    1. Στην καρτέλα Στοιχεία αλληλογραφίας κάνετε κλικ στο εργαλείο Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας.
    2. Επιλέξτε την εντολή Οδηγός Συγχώνευσης αλληλογραφίας.
  2. Στο πλαίσιο Συγχώνευση αλληλογραφίας, στην ενότητα Επιλογή τύπου εγγράφου επιλέξτε Κατάλογος, και στη συνέχεια πατήστε Επόμενο: Έγγραφο εκκίνησης.
  3. Στην ενότητα Επιλογή εγγράφου έναρξης επιλέξτε Χρήση τρέχοντος εγγράφου, και στη συνέχεια πατήστε Επόμενο: Επιλογή παραληπτών.
  4. Στην ενότητα Χρήση υπάρχουσας λίστας πατήστε Αναζήτηση.
  5. Στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή αρχείου προέλευσης εντοπίστε το αρχείο προέλευσης του Excel.

    πλαίσιο διαλόγου Επιλογή πίνακα

    Εικ. 2 Πλαίσιο διαλόγου Επιλογή πίνακα

  6. Επιλέξτε το φύλλο του Excel που περιέχει τον πίνακα δεδομένων. Επίσης βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Η πρώτη γραμμή δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στηλών είναι ενεργοποιημένη και κάνετε κλικ στο κουμπί OK.

    πλαίσιο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας

    Εικ. 3 Πλαίσιο διαλόγου Παραλήπτες συγχώνευσης αλληλογραφίας

  7. Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένες οι εγγραφές που θέλετε να εμφανίζονται στην λίστα (το Word από προεπιλογή επιλέγει όλες τις εγγραφές) και κάνετε κλικ στο κουμπί OK.
  8. Στο έγγραφο του Word, που είναι ακόμα κενό εισαγάγετε τα πεδία, όπως αναφέρονται στη συνέχεια, προσέχοντας τα εξής:
    • Για να εισάγετε το ζεύγος αγκίστρων του κάθε πεδίου { } πατήστε τον συνδυασμό Ctrl+F9.
    • Οι ενδείξεις [ENTER] ή [TAB] σημαίνουν ότι πατάτε το αντίστοιχο πλήκτρο.
    • Για να εισαγάγετε το σύμβολο του ευρώ (€) χρησιμοποιήστε την σντόμευση CTRL+ALT+E.
    • Τα ονόματα των πεδίων Πελάτης, Έδρα, Χρέος πρέπει να γραφούν όπως ακριβώς οι κεφαλίδες του πίνακα προέλευσης.
    • Προσοχή στα κενά διαστήματα, που δεν πρέπει να παραλήψετε, μεταξύ του πεδίου MERGEFIELD και του ονόματος πεδίου που ακολουθεί (Πελάτης, Έδρα, Χρέος).

    { QUOTE{ IF{ MERGESEQ }="1" { SET Place "" } } "{ IF{ MERGEFIELD Έδρα } <> { Place } "{ IF{ MERGESEQ }="1" "" "[ENTER]
    " }{ MERGEFIELD Έδρα }{ SET Place{ MERGEFIELD Έδρα } }[ENTER]
    [ENTER]
    " }{ MERGEFIELD Πελάτης ] [TAB]{ MERGEFIELD Χρέος \#.0,00 } €[ENTER]
    " }

    ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

    • Μετά το πρώτο ENTER το πεδίο (μαζί με τα άγκιστρα που το περικλείουν) { MERGEFIELD Έδρα } έχει μορφοποιηθεί με έντονη γραφή, χρησιμοποιώντας το αντίστοιχο κουμπί της Κορδέλας. Με τον ίδιο τρόπο μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος της γραμματοσειράς, το χρώμα κ.λπ. Η μορφοποίηση θα εμφανιστεί στα αποτελέσματα της λίστας όταν δημιουργηθεί.
    • Μεταξύ των πεδίων Πελάτης και Χρέος έχει χρησιμοποιηθεί ο χαρακτήρας TAB, ώστε μετά την δημιουργία της λίστας να χρησιμοποιηθεί ένας στηλοθέτης που θα στοιχίζει τα δεδομένα σε δύο στήλες. Θα δείτε στο τέλος το αποτέλεσμα.
    • Στο πεδίο Χρέος έχει προστεθεί ο διακόπτης \#.0,00, ώστε το ποσό να εμφανίζεται με διαχωριστικό χιλιάδων και δύο δεκαδικά ψηφία. Για περισσότερες πληροφορίες με τους διακόπτες δείτε το σχετικό άρθρο της Microsoft [1].
  9. Συνεχίστε τα τρία επόμενα βήματα του Οδηγού συγχώνευσης χωρίς αλλαγές: Επόμενο: Ρύθμιση του καταλόγου, Επόμενο: Προεπισκόπηση του καταλόγου και Επόμενο: Ολοκλήρωση της συγχώνευσης.
  10. Στην ενότητα Συγχώνευση πατήστε Σε νέο έγγραφο.

    επιλογή εγγραφών προς συγχώνευση

    Εικ. 4 Επιλογή εγγραφών προς συγχώνευση

  11. Το Word σας δίνει μια τελευταία ευκαιρία να ορίσετε το πλήθος των εγγραφών που θα περιλαμβάνει η λίστα. Βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένο το Όλες και πατήστε OK.

    αποτελέσματα της συγχώνευσης

    Εικ. 5 Αποτελέσματα της συγχώνευσης

    Το Word δημιουργεί ένα νέο έγγραφο για να εμφανίσει τα αποτελέσματα της συγχώνευσης. Παρατηρήστε ότι μεταξύ του πελάτη και του ποσού υπάρχουν διαφορετικές αποστάσεις, επειδή πληκτρολογήσατε τον χαρακτήρα TAB (βήμα 8). Μπορείτε επομένως να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία του χάρακα ή το πλαίσιο διαλόγου Στηλοθέτες για να ορίσετε έναν στηλοθέτη και να στοιχίσετε τα αποτελέσματα σε στήλες.

    αποτελέσματα της συγχώνευσης μορφοποιημένα

    Εικ. 6 Αποτελέσματα της συγχώνευσης μορφοποιημένα

Κατηγορίες σε διαφορετική σελίδα

Για την λίστα του παραδείγματος, η σύνταξη για την δημιουργία των πεδίων είναι αρκετά ικανοποιητική. Όταν όμως η κάθε κατηγορία περιέχει πολλές εγγραφές, ίσως θα ήταν προτιμότερο να αρχίζει σε διαφορετική σελίδα, ώστε να κάνει τα αποτελέσματα πιο ξεκάθαρα. Σ' αυτήν την περίπτωση αλλάξτε την σύνταξη των πεδίων ως εξής (για να εισάγετε το σύμβολο αλλαγής σελίδας πατήστε τον συνδυασμό CTRL+ENTER):

{ QUOTE{ IF{ MERGESEQ }="1" { SET Place "" } } "{ IF{ MERGEFIELD Έδρα } <> { Place } "{ IF{ MERGESEQ }="1" "" "[ENTER]
----------------- αλλαγή σελίδας -----------------
" }{ MERGEFIELD Έδρα }{ SET Place{ MERGEFIELD Έδρα } }[ENTER]
[ENTER]
" }{ MERGEFIELD Πελάτης ] [TAB]{ MERGEFIELD Χρέος \#.0,00 } €[ENTER]
" }

Ανάρτηση σχολίων στο blog

Παραπομπές δεσμών θέματος

[1] http://office.microsoft.com/el-gr/word/CH061047321032.aspx

Δημοσίευση: Παρασκευή, 22 Ιαν 2010