εκτύπωση θέματος   βρείτε μας στο facebook   σχόλια - παρατηρήσεις
Θέση: Ενότητες θεμάτων / Μορφοποίηση κειμένου / Ένα αξιοπρεπές έγγραφο
  
αναζήτηση σε adaeion.gr

Ένα αξιοπρεπές έγγραφο

Μπορεί το Word να κάνει θαύματα, αλλά ας μη γελιόμαστε! Η τελική εμφάνιση που θα έχει το έγγραφο δεν εξαρτάται από αυτό, αλλά από το πόσο καλά ξέρει ο χρήστης να αξιοποιεί τις δυνατότητές του. Και δεν αναφέρομαι εδώ σε τεχνικές γνώσεις, που σαν απλοί χρήστες πιθανόν (και ίσως δικαιολογημένα) δεν έχουμε. Αναφέρομαι σε ορισμένους μικρούς κανόνες, που πρέπει να ακολουθούμε, καθώς, η εμφάνιση ενός ηλεκτρονικού εγγράφου στηρίζεται σε άλλους παράγοντες, και όχι στην καλλιγραφία, που είναι η βάση για την εμφάνιση στα χειρόγραφα. (Εξαιρείται η ορθογραφία, που ισχύει και στις δύο μορφές εγγράφων, και παίζει ακόμα τον πρώτο ρόλο, παρά τις προσπάθειες ορισμένων...).

Ιδού λοιπόν, ο δεκάλογος ενός αξιοπρεπούς εγγράφου:

εργαλείο αριστερής εσοχής

Εικ. 1: Εργαλείο αριστερής εσοχής

1ον
Ποτέ δεν χρησιμοποιούμε το κενό διάστημα (spacebar) στην αρχή της παραγράφου. Η τακτική μερικών να πατούν επανειλημμένα το ΔΙΑΣΤΗΜΑ για να δώσουν την εντύπωση της εσοχής στην πρώτη γραμμή, είναι πέρα για πέρα λάθος. Αν πρόκειται η εσοχή να εφαρμοστεί σε μία-δύο παραγράφους μόνο, χρησιμοποιήστε τον δείκτη εσοχής στον οριζόντιο χάρακα (εικ. 1). Αν πρόκειται για πολλές, ή όλες τις παραγράφους του εγγράφου, δημιουργήστε ένα στυλ.

Παρόμοια, μη πατάτε το ΔΙΑΣΤΗΜΑ για να κάνετε μια επικεφαλίδα να φαίνεται στοιχισμένη στο κέντρο. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε το κουμπί Στοίχιση στο κέντρο στην κορδέλα του Word.

2ον
Μεταξύ των λέξεων ένα κενό διάστημα είναι υπερ-αρκετό. Ακόμα κι αν στην ηλεκτρονική μορφή τους οι λέξεις φαίνονται πολύ κοντά η μία στην άλλη, αυτό συνήθως διορθώνεται κατά την εκτύπωση. Άλλωστε, όλες οι αξιοπρεπείς γραμματοσειρές έχουν σωστές αποστάσεις, τόσο στα κενά μεταξύ των λέξεων και των γραμμάτων (kerning, tracking) όσο και στην απόσταση μεταξύ των γραμμών της ίδιας παραγράφου (leading).

κενό διάστημα πριν το σημείο στίξης

Εικ. 2: Κενό διάστημα πριν το σημείο στίξης

3ον
Ποτέ δεν αφήνουμε κενό πριν από τα σημεία στίξης. Στο παράδειγμα (εικ. 2) ο συντάκτης έχει αφήσει κενό πριν το θαυμαστικό και όχι μετά από αυτό. Με αποτέλεσμα το Word να το θεωρεί μέρος της δεύτερης λέξης και να το μεταφέρει κατά την αναδίπλωση στην επόμενη γραμμή!

Εξαιρέσεις

Αφήνουμε πάντα κενό πριν ανοίξουμε παρένθεση ή εισαγωγικά. Το ίδιο ισχύει και για την παύλα, όταν την χρησιμοποιούμε για να παρεμβάλουμε μια παρενθετική πρόταση -όπως αυτό το παράδειγμα- αλλά όχι, όταν την χρησιμοποιούμε σαν ενωτικό, π.χ. μπάρμπα-Γιάννης. Αν θέλετε μάλιστα το Word να μη χωρίζει, κατά την αναδίπλωση, τα τμήματα που συνδέονται, (το μπάρμπα- σε μία γραμμή και το Γιάννης στην επόμενη) αντί για παύλα (-) χρησιμοποιήστε το ενωτικό χωρίς διακοπή με τον συνδυασμό CTRL+SHIFT+- (παύλα).

Κάτι ανάλογο με την παύλα ισχύει και για την κάθετο: αφήνουμε κενό πριν και μετά την κάθετο, όταν θέλουμε να διαχωρίσουμε δύο λέξεις, αλλά δεν αφήνουμε κανένα κενό, όταν θέλουμε να δηλώσουμε συμπληρωματικές ή παρεμφερείς εκφράσεις (π.χ. ανανέωση/αναβάθμιση) ή όταν δίνουμε δικαίωμα επιλογής της μιας ή της άλλης έννοιας ή λέξης (π.χ. το ή/και στην πρόταση: "Τρώγοντας περισσότερα φρούτα και λαχανικά μειώνονται ή/και αποσοβούνται οι κρίσεις άσθματος").

4ον
Αφήνουμε πάντα κενό μετά τα σημεία στίξης. Όχι όμως όταν πρόκειται για συντομογραφίες, όπως κ.τ.λ., κ.ο.κ., κ.ά., π.χ.

5ον
Άλλη μία περίπτωση που δεν αφήνουμε κενό είναι μεταξύ της αριθμητικής τιμής και του συμβόλου ποσοστού ή της μονάδας μέτρησης, όταν αυτή είναι σε συγκεκομμένη μορφή. Π.χ. 10%, 63‰, 16μ., 36κ. Αλλά: 16 μέτρα, 36 κιλά.

6ον
Επίσης δεν αφήνουμε κενά μεταξύ αριθμών και μαθηματικών τελεστών ή συμβόλων. Ολόκληρη η μαθηματική έκφραση (6+4>6-4) είναι μια οντότητα και δεν είναι σωστό να την χωρίζουμε σε δύο μέρη.

ορισμός διαστήματος πριν και μετά την παράγραφο

Εικ. 3: Ορισμός διαστήματος πριν και μετά την παράγραφο

7ον
Μη χρησιμοποιείτε επαναλαμβανόμενα ENTER για να δημιουργήσετε μεγαλύτερο από το κανονικό διάστημα μεταξύ δύο παραγράφων. Αντίθετα, ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος και ορίστε εκεί το διάστημα Πριν και Μετά (εικ. 3). Ακόμα καλύτερα δημιουργήστε ένα στυλ που θα εφαρμόζετε σε όλες τις παραγράφους που θέλετε να ξεχωρίζουν.

Ακόμα χειρότερα, μη χρησιμοποιείτε επαναλαμβανόμενα ENTER για να μεταφέρετε το υπόλοιπο κείμενο σε μια νέα σελίδα! Γι' αυτή την δουλειά υπάρχει το εργαλείο Εισαγωγή αλλαγής .

8ον
Η πλήρης στοίχιση των παραγράφων (και στην αριστερή και στην δεξιά πλευρά της σελίδας) έχει πολύ καλά εμφανισιακά αποτελέσματα. Για όσους όμως δεν ξέρουν πώς ελέγχεται ο συλλαβισμός κι ούτε έχουν σκοπό να μάθουν, καλύτερα να μείνουν στην αριστερή στοίχιση. Έτσι θα αποφύγουν τα τεράστια κενά μεταξύ των λέξεων, όταν αναδιπλώνεται μία μεγάλη λέξη.

9ον
Μη ξεχνάτε ότι το Word δεν είναι για μηνύματα που θα τα στείλουμε με SMS. Γι' αυτή την δουλειά είναι τα κινητά τηλέφωνα. Στο Word π.χ. χρησιμοποιούμε όλα τα σημεία στίξης, όπου και όποτε χρειάζονται, κάτι που κοντεύει να εκλείψει από τα κινητά τηλέφωνα. Επίσης, για να αναφέρω μία από τις πολλές "μοντέρνες" συντομεύσεις, δεν γράφουμε "τπτ" αλλά "τίποτα" καθαρά και ξάστερα. Τέλος, το ότι δεν γράφουμε όλες τις λέξεις με κεφαλαία (για να γλυτώσουμε τους τόνους) υποθέτω ότι είναι αυτονόητο!

10ον
Αποφύγετε τις υπερβολές. Τα αποσιωπητικά π.χ. είναι τρεις τελείες. Δεν είναι ούτε δύο, ούτε... είκοσι επτά! Επίσης, το θαυμαστικό δίνει από μόνο του έμφαση. Κι αν, σε σπάνιες περιπτώσεις, μπορεί να συγχωρεθεί η χρήση δύο-τριών θαυμαστικών μαζί καθ' υπερβολή, αυτό δεν είναι ο κανόνας αλλά η εξαίρεση.

Υπερβολή είναι ακόμα η "φορτωμένη" μορφοποίηση: Γράμματα σε διάφορα μεγέθη, άλλα έντονα, άλλα πλάγια, άλλα με διάφορα χρώματα, πλαίσια κειμένου και πίνακες στολισμένοι σαν χριστουγεννιάτικα δέντρα, και πάει λέγοντας. Θυμηθείτε: "Εί τις υπερβάλλοι το μέτρον, τα επιτερπέστατα ατερπέστατα άν γένοιτο".

Ανάρτηση σχολίων στο blog
Δημοσίευση: Σάββατο, 16 Ιαν 2010