Ταξινόμηση λίστας με καταχωρίσεις σε παραγράφους
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Ταξινόμηση του Word για να ταξινομήσετε μια σειρά από παραγράφους. Σύμφωνα με τις προκαθορισμένες ρυθμίσεις του Word η ταξινόμηση γίνεται με βάση τους πρώτους χαρακτήρες της κάθε παραγράφου, αλλά έχετε τη δυνατότητα να χωρίσετε την παράγραφο σε πεδία, που θα χρησιμοποιήσετε στη συνέχεια για την ταξινόμηση.
Δείτε ως παράδειγμα την επόμενη λίστα. Το Word, με βάση τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις του θεωρεί ολόκληρη την παράγραφο ως ένα πεδίο και θα την ταξινομήσει με βάση την πρώτη λέξη (το μικρό όνομα). Μπορείτε όμως να "πείτε" στο Word ότι το κόμμα διαχωρίζει το κείμενο σε πεδία, ώστε να ταξινομήσετε τις παραγράφους π.χ. με βάση το επάγγελμα (3ο πεδίο).
Ιωάννης, Βορμίδης, Καρδιολόγος, Αθήνα
Σοφία, Παλοδήμου, Συγγραφέας, Πάτρα
Αντώνιος, Μεγαπάνος, Πολ. Μηχανικός, Χανιά
Γεώργιος, Πάρμας, Δημοσιογράφος, Θεσσαλονίκη
Άννα-Μαρία, Πούλιου, Δικηγόρος, Αθήνα
Χρησιμοποιήστε την διαδικασία που περιγράφεται στη συνέχεια για να ταξινομήσετε λίστες με έως και τρία πεδία ανά παράγραφο.
- Επιλέξτε τις παραγράφους που αποτελούν την λίστα και πατήστε το κουμπί Ταξινόμηση στην ομάδα Παράγραφος της καρτέλας Κεντρική.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν οι καταχωρίσεις αποτελούνται από περισσότερα του ενός πεδία, ίσως χρειάζεται να προσαρμόσετε προηγουμένως τις καταχωρίσεις ώστε τα πεδία να έχουν την ίδια σειρά και η κάθε καταχώριση να έχει τον ίδιο αριθμό πεδίων. Δείτε Οι καταχωρίσεις με πολλές λέξεις δεν ταξινομούνται σωστά.
- Στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση κειμένου πατήστε το κουμπί Επιλογές.
Εικ. 1: Επιλογές ταξινόμησης - Στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές Ταξινόμησης (εικ. 1) επιλέξτε τον χαρακτήρα που χρησιμοποιείτε ως διαχωριστικό μεταξύ των πεδίων των καταχωρίσεων. Π.χ. αν χρησιμοποιείτε το κενό διάστημα, στο πεδίο Άλλο διαγράψτε το ενωτικό και πατήστε το πλήκτρο ΔΙΑΣΤΗΜΑ.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Εκ προεπιλογής το Word θεωρεί όλη την παράγραφο σαν ένα πεδίο και κάνει την ταξινόμηση βάσει της πρώτης λέξης. Ο διαχωρισμός των πεδίων χρειάζεται, αν θέλετε να ορίσετε εσείς βάσει ποιων λέξεων (πεδίων) θα γίνει η ταξινόμηση.
- Προαιρετικά επιλέξτε αν θέλετε την διάκριση πεζών κεφαλαίων, ώστε οι λέξεις με μικρό αρχικό να ταξινομηθούν πριν από τις λέξεις με το ίδιο αρχικό κεφαλαίο.
- Κάνετε κλικ στο κουμπί OK.
Εικ. 2: Ταξινόμηση κειμένου - Επιστρέφετε στο πλαίσιο διαλόγου Ταξινόμηση κειμένου (εικ. 2), όπου κάνετε τις ακόλουθες επιλογές:
- Στο πεδίο Ταξινόμηση κατά επιλέξτε το πεδίο που θα χρησιμοποιηθεί ως βάση για την ταξινόμηση.
- Στο πεδίο Τύπος βεβαιωθείτε ότι είναι επιλεγμένος ο τύπος του πεδίου που ορίσατε ως βάση της ταξινόμησης (Κείμενο, Αριθμός ή Ημερομηνία).
- Επιλέξτε την σειρά ταξινόμησης (Αύξουσα ή Φθίνουσα).
- Αν θέλετε μεγαλύτερη ακρίβεια στην ταξινόμηση και έχετε ορίσει περισσότερα του ενός πεδία, μπορείτε να συνεχίστε τις επιλογές και στα υπόλοιπα πτυσσόμενα πλαίσια.
- Αν δεν θέλετε να συμπεριλάβετε την πρώτη γραμμή της λίστας στην ταξινόμηση (πιθανόν να είναι ο τίτλος της λίστας) επιλέξτε την εντολή Υπάρχει γραμμή κεφαλίδων.
- Κάνετε κλικ στο κουμπί ΟΚ για να κάνετε την ταξινόμηση. Αν όλα γίναν σωστά, για το ανωτέρω παράδειγμα θα έχετε με αύξουσα ταξινόμηση:
Γεώργιος, Πάρμας, Δημοσιογράφος, Θεσσαλονίκη
Άννα-Μαρία, Πούλιου, Δικηγόρος, Αθήνα
Ιωάννης, Βορμίδης, Καρδιολόγος, Αθήνα
Αντώνιος, Μεγαπάνος, Πολ. Μηχανικός, Χανιά
Σοφία, Παλοδήμου, Συγγραφέας, Πάτρα
Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word