Το Word από το Α ως το Ω

Τι είναι η Αυτόματη διόρθωση και πώς θα την αξιοποιήσετε

Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα Αυτόματης Διόρθωσης για την αυτόματη ανίχνευση και διόρθωση γραμματικών και τυπογραφικών λαθών, ανορθόγραφων λέξεων και εσφαλμένης κεφαλαιοποίησης. Για παράδειγμα, αν πληκτρολογήσετε κια και ένα διάστημα, η Αυτόματη Διόρθωση αντικαθιστά αυτό που πληκτρολογήσατε με τη λέξη "και". Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την Αυτόματη Διόρθωση για να εισάγετε γρήγορα κείμενο, γραφικά ή σύμβολα. Για παράδειγμα, για να εισαγάγετε το σύμβολο © πληκτρολογήστε (c).

Για να προσαρμόσετε τις δυνατότητες της Αυτόματης διόρθωσης κάνετε τις επιλογές σας στο ομώνυμο πλαίσιο διαλόγου:

  1. Στην καρτέλα παρασκηνίου Αρχείου επιλέξτε τη εντολή Επιλογές και στη συνέχεια κάνετε κλικ στη σελίδα Γλωσσικός έλεγχος.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Επιλογές αυτόματης διόρθωσης και στο πλαίσιο διαλόγου επιλέξτε την καρτέλα Αυτόματη διόρθωση.


Εικ. 1: Πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη διόρθωση

Οι περισσότερες επιλογές του πλαισίου διαλόγου (εικ. 1) είναι αρκετά σαφείς για τον τρόπο λειτουργίας τους. Π.χ. οι πρώτες πέντε επιλογές αφορούν αυτόματη διόρθωση σφαλμάτων που οφείλονται σε λάθος χρήση κεφαλαίων - πεζών. Όπως, όταν αρχίζετε μια λέξη με τα δύο πρώτα γράμματα κεφαλαία, ή όταν πληκτρολογείτε το όνομα της ημέρας με μικρό αρχικό γράμμα.

Αμφιλεγόμενη, κατά τη γνώμη μου, είναι η χρησιμότητα για σφάλματα με το πλήκτρο CAPS LOCK: Θέλω π.χ. να πληκτρολογήσω "Σαν σήμερα σε γνώρισα" και κατά λάθος πληκτρολογώ "Σαν σήμερα σΕ...". Το Word θα το διορθώσει σε "Σαν σήμερα Σε...". Δώρον άδωρο! Θα πρέπει να γυρίσω πίσω, να διορθώσω τη διόρθωση.

Ορισμένες λεπτομέρειες για τις υπόλοιπες επιλογές του πλαισίου:

Εμφάνιση κουμπιών επιλογών αυτόματης διόρθωσης
Όταν γίνεται μια αυτόματη διόρθωση μπορείτε να τοποθετήσετε προσωρινά τον δείκτη πάνω στη λέξη για να εμφανίσετε το κουμπί της αυτόματης διόρθωσης και να κάνετε διάφορες επιλογές από το σχετικό μενού:

ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Αν μετά την αυτόματη διόρθωση δεν κάνετε άλλη ενέργεια μπορείτε να αναιρέσετε την αυτόματη διόρθωση με το κουμπί Αναίρεση της εργαλειοθήκης γρήγορης πρόσβασης. Αντίθετα η αναίρεση που παρέχει το ανωτέρω μενού μπορεί να εφαρμοστεί ακόμα κι αν έχετε συνεχίσει την πληκτρολόγηση του κειμένου ή έχετε κάνει κάποια άλλη ενέργεια.

Εξαιρέσεις
Κάνετε κλικ στο κουμπί για να εξαιρέσετε στοιχεία από τις γενικές επιλογές αυτόματης διόρθωσης σε τρεις τομείς: Να μη μετατρέπεται σε κεφαλαίο το πρώτο γράμμα, να μη διορθώνονται τα δύο αρχικά κεφαλαία και να μη διορθώνονται συγκεκριμένες λέξεις. Οι αλλαγές που κάνετε σε αυτά τα σημεία επηρεάζουν όλες τις εφαρμογές του Office που έχουν δυνατότητα αυτόματης διόρθωσης.

Διόρθωση ρυθμίσεων πληκτρολογίου
Άγνωστη, γενικά, επιλογή, που δεν αναφέρεται συχνά. Κυρίως γιατί δεν χρειάζεται στους χρήστες που χρησιμοποιούν μια γλώσσα πληκτρολογίου μόνο. Για την Ελλάδα, που συνήθως τα Windows εγκαθιστούν δύο γλώσσες πληκτρολογίου, είναι αρκετά χρήσιμη: Αν πληκτρολογήσετε κατά λάθος με αγγλικό πληκτρολόγιο κείμενο που έπρεπε να είναι ελληνικό, το Word θα το καταλάβει και θα αλλάξει αυτόματα τόσο το κείμενο στο έγγραφο όσο και τη γλώσσα στο πληκτρολόγιο (όπως όταν πατάτε αριστερό ALT+SHIFT).

Αντικατάσταση κειμένου κατά την πληκτρολόγηση
Το Word εκ προεπιλογής διαθέτει μια λίστα με συνηθισμένα σφάλματα που γίνονται κατά την πληκτρολόγηση και τα διορθώνει αυτόματα. Μπορείτε να διαχειριστείτε αυτή τη λίστα προσθέτοντας, αφαιρώντας και αντικαθιστώντας λέξεις ή φράσεις, όπως περιγράφεται κατωτέρω. Οι αλλαγές σ' αυτή τη λίστα επηρεάζουν όλες τις εφαρμογές του Office που έχουν δυνατότητα αυτόματης διόρθωσης.

Για τα ελληνικά δεδομένα, η Αυτόματη διόρθωση είναι εφοδιασμένη με δύο λίστες καταχωρήσεων: Μία για την αγγλική γλώσσα και μία για την ελληνική. Καλό είναι να καταχωρείτε κάθε λέξη ή έκφραση στη λίστα της γλώσσας που αντιστοιχεί. Για να επιλέξετε την ελληνική ή την αγγλική λίστα επιλέξτε την αντίστοιχη γλώσσα πληκτρολογίου, πριν εμφανίσετε το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη διόρθωση.

Αυτόματη χρήση προτάσεων από τον ορθογραφικό έλεγχο
Η Αυτόματη διόρθωση θα αντικαταστήσει τη λάθος λέξη, βρίσκοντας την λέξη που ταιριάζει πιο πολύ από το λεξικό που χρησιμοποιεί εκ προεπιλογής ο ορθογραφικός έλεγχος.

Προσθήκη καταχώρισης στην Αυτόματη διόρθωση

ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Για τα ελληνικά δεδομένα, η αυτόματη διόρθωση χρησιμοποιεί δύο λίστες διορθώσεων, μία για τις αγγλικές διορθώσεις και μία για τις ελληνικές. Καλό είναι, οι καταχωρήσεις που κάνετε να τοποθετούνται από το Word στην κατάλληλη λίστα, και η επιλογή της λίστας εξαρτάται από τη γλώσσα πληκτρολογίου: Με το πληκτρολόγιο σε ελληνική γραφή πριν το άνοιγμα του πλαισίου διαλόγου Αυτόματη διόρθωση, θα είναι διαθέσιμη η ελληνική λίστα. Με αγγλικό πληκτρολόγιο θα εμφανιστεί η αγγλική λίστα.

Καταχώριση απλού κειμένου

  1. Στο πεδίο Αντικατάσταση πληκτρολογήστε τη λάθος λέξη ή έκφραση.
  2. Στο πεδίο Με πληκτρολογήστε τη διόρθωση.
  3. Κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Καταχώριση στοιχείου με μορφοποίηση

Το στοιχείο με μορφοποίηση μπορεί να είναι μια λέξη μορφοποιημένη με μπλε γράμματα, μια εικόνα, ένας ειδικός χαρακτήρας (όπως π.χ. οι "φατσούλες" που έχει εκ προεπιλογής η λίστα της αυτόματης διόρθωσης) κ.λπ. Εδώ ως παράδειγμα θα πάρουμε την περίπτωση, που θέλετε, όταν πληκτρολογείτε τους χαρακτήρες "τ.σ." να αντικαθίστανται από μια εικόνα που έχει την υπογραφή σας.

  1. Κάνετε εισαγωγή της εικόνας με την υπογραφή σας στο έγγραφο και κάνετε κλικ για να την επιλέξετε.
  2. Στην καρτέλα Αυτόματη διόρθωση ενεργοποιήστε την εντολή Μορφοποιημένο κείμενο.
  3. Στο πεδίο Αντικατάσταση πληκτρολογήστε τους χαρακτήρες "τ.σ.".
  4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Λεπτομέρειες:

Διαγραφή καταχώρισης από την Αυτόματη διόρθωση

  1. Στη λίστα της Αυτόματης διόρθωσης επιλέξτε την καταχώριση που θέλετε.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.
Η διεγραμμένη λέξη θα εξακολουθήσει να εμφανίζεται στο πεδίο Αντικατάσταση μέχρι να επιλέξετε κάποια άλλη από τη λίστα, ή να κλείσετε και να ξανανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου.

Αλλαγή μιας καταχώρισης στην Αυτόματη διόρθωση

Αλλαγή καταχώρισης απλού κειμένου

  1. Στη λίστα της Αυτόματης διόρθωσης επιλέξτε την καταχώριση που θα αλλάξετε.
  2. Στο πεδίο Με κάνετε τη διόρθωση που θέλετε.
  3. Κάνετε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση.

Αλλαγή στοιχείου με μορφοποίηση

  1. Εισαγάγετε το στοιχείο σε ένα έγγραφο του Word.
  2. Κάνετε τις αλλαγές που θέλετε στο στοιχείο και στη συνέχεια επιλέξτε το.
  3. Εμφανίστε το πλαίσιο της Αυτόματης διόρθωσης και στο πεδίο Αντικατάσταση πληκτρολογήστε το ίδιο όνομα που χρησιμοποιείτε για την εισαγωγή του στοιχείου στο έγγραφο.
  4. Κάνετε κλικ στο κουμπί Αντικατάσταση.

Μετονομασία μιας καταχώρισης στην Αυτόματη διόρθωση

  1. Eπιλέξτε την καταχώριση στη λίστα της Αυτόματης διόρθωσης.
  2. Κάνετε κλικ στο κουμπί Διαγραφή.
  3. Πληκτρολογήστε το νέο όνομα στο πεδίο Αντικατάσταση και κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθήκη.

Αντίγραφο ασφαλείας της Αυτόματης διόρθωσης

Δημιουργήστε ένα αντίγραφο της Αυτόματης διόρθωσης αν θέλετε να μεταφέρετε τη λίστα των καταχωρήσεων σε άλλον υπολογιστή ή να την αποθηκεύσετε σε περίπτωση που χρειαστεί να κάνετε νέα εγκατάσταση του Office στον υπολογιστή σας, π.χ. μετά από κάποιο πρόβλημα. Πρέπει να γνωρίζετε ωστόσο ότι η μεταφορά της λίστας σε άλλον υπολογιστή θα αντικαταστήσει τις καταχωρήσεις που είχαν δημιουργηθεί εκεί.

Αν και η διαδικασία για τη δημιουργία αντιγράφου ασφαλείας είναι σχετικά εύκολη, εδώ να αναφέρω και μερικά θεωρητικά που ίσως είναι ενδιαφέροντα για ορισμένους. Έτσι, πρέπει να πούμε ότι το Word αποθηκεύει τις καταχωρήσεις της αυτόματης διόρθωσης με διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με τη μορφή της καταχώρησης:

Γνωρίζοντας τα ανωτέρω, για να δημιουργήσετε αντίγραφο των καταχωρήσεων της αυτόματης διόρθωσης θα χρειαστείτε τα επόμενα αρχεία:

Για να τα χρησιμοποιήσετε ως αντίγραφα ασφαλείας καλό είναι να τα αποθηκεύσετε σε ένα εξωτερικό δίσκο. Αν αποφασίσετε να τα μεταφέρετε σε άλλον υπολογιστή, να σας θυμήσω άλλη μια φορά, ότι με αυτόν τον τρόπο οι καταχωρήσεις που υπάρχουν στον άλλον υπολογιστή θα αντικατασταθούν από αυτές που μεταφέρετε.

Θέμα
Τι είναι η Αυτόματη διόρθωση και πώς θα την αξιοποιήσετε
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή
Ενσωματωμένα αρχεία Βοήθειας του Word
Online υποστήριξη Microsoft Office
Ταυτότητα
10100.014/0105
Έκδοση
10/6/20
Σήμανση
γραμματικά λάθη, τυπογραφικά λάθη, γλωσσικός έλεγχος, CAPS LOCK, αναίρεση, ρύθμιση πληκτρολογίου, αντικατάσταση

Λεξικό ορολογίας

Όροι χρήσης | πολιτική cookies

© 2010 - 2021, Γιώργος ο Αδαής