Το Word από το Α ως το Ω

Ένα αξιοπρεπές έγγραφο

Μπορεί το Word να κάνει θαύματα, αλλά ας μη γελιόμαστε! Η τελική εμφάνιση που θα έχει το έγγραφο δεν εξαρτάται από αυτό, αλλά από το πόσο καλά ξέρει ο χρήστης να αξιοποιεί τις δυνατότητές του. Και δεν αναφέρομαι εδώ σε τεχνικές γνώσεις, που σαν απλοί χρήστες πιθανόν (και ίσως δικαιολογημένα) δεν έχουμε. Αναφέρομαι σε ορισμένους μικρούς κανόνες, που πρέπει να ακολουθούμε, καθώς, η εμφάνιση ενός ηλεκτρονικού εγγράφου στηρίζεται σε άλλους παράγοντες, και όχι στην καλλιγραφία, που είναι η βάση για την εμφάνιση στα χειρόγραφα. (Εξαιρείται η ορθογραφία, που ισχύει και στις δύο μορφές εγγράφων, και παίζει ακόμα τον πρώτο ρόλο, παρά τις προσπάθειες ορισμένων...).

Ιδού λοιπόν μερικές λεπτομέρειες, που μπορεί να κάνουν ένα έγγραφο αξιοπρεπές:


Εικ. 1: Εργαλείο αριστερής εσοχής στον χάρακα

1ον
Ποτέ δεν χρησιμοποιούμε το κενό διάστημα στην αρχή της παραγράφου. Η τακτική μερικών να πατούν επανειλημμένα το ΔΙΑΣΤΗΜΑ (spacebar) για να δώσουν την εντύπωση της εσοχής στην πρώτη γραμμή, είναι πέρα για πέρα λάθος. Αν πρόκειται η εσοχή να εφαρμοστεί σε μια-δυο παραγράφους μόνο, χρησιμοποιήστε το εργαλείο αριστερής εσοχής στον οριζόντιο χάρακα (εικ. 1). Αν πρόκειται για πολλές, ή όλες τις παραγράφους του εγγράφου, δημιουργήστε ένα στυλ.

Παρόμοια, μη πατάτε το ΔΙΑΣΤΗΜΑ για να κάνετε μια επικεφαλίδα να φαίνεται στοιχισμένη στο κέντρο. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε το κουμπί Στοίχιση στο κέντρο στην Κεντρική καρτέλα της κορδέλας του Word.

2ον
Μεταξύ των λέξεων ένα κενό διάστημα είναι υπερ-αρκετό. Ακόμα κι αν στην ηλεκτρονική μορφή τους οι λέξεις φαίνονται πολύ κοντά η μία στην άλλη, αυτό συνήθως διορθώνεται κατά την εκτύπωση. Άλλωστε, όλες οι αξιοπρεπείς γραμματοσειρές έχουν μελετημένες αποστάσεις, τόσο στα κενά μεταξύ των λέξεων και των γραμμάτων (kerning, tracking) όσο και στην απόσταση μεταξύ των γραμμών της ίδιας παραγράφου (leading).


Εικ. 2: Τα κενά και τα σημεία στίξης

3ον
Ποτέ δεν αφήνουμε κενό πριν από τα σημεία στίξης. Tο κενό που αφήνει ο συντάκτης και στα τρία σημεία στίξης (εικ. 2) είναι λάθος. Ειδικά πριν το ερωτηματικό, το κενό δεν είναι ορατό, αλλά βγάζει μάτια! Δικαιολογημένα το Word το θεωρεί ως μέρος της δεύτερης λέξης, αφού δεν υπάρχει κενό μεταξύ τους και κατά την αναδίπλωση το μεταφέρει, μαζί μ' αυτή, στην επόμενη γραμμή.

Εξαιρέσεις

Αφήνουμε πάντα κενό πριν ανοίξουμε παρένθεση ή εισαγωγικά. Το ίδιο ισχύει και για την παύλα, όταν τη χρησιμοποιούμε για να παρεμβάλουμε μια παρενθετική πρόταση -όπως αυτό το παράδειγμα- αλλά όχι, όταν τη χρησιμοποιούμε σαν ενωτικό, π.χ. μπάρμπα-Γιάννης. Αν θέλετε μάλιστα το Word να μη χωρίζει, κατά την αναδίπλωση, τα τμήματα που συνδέονται, (το μπάρμπα- σε μία γραμμή και το Γιάννης στην επόμενη) αντί για - (παύλα) χρησιμοποιήστε τον συνδυασμό CTRL+SHIFT+- (παύλα) για να εισάγετε το λεγόμενο "ενωτικό χωρίς διακοπή".

Κάτι ανάλογο με την παύλα ισχύει και για την κάθετο: αφήνουμε κενό πριν και μετά την κάθετο, όταν θέλουμε να διαχωρίσουμε δύο λέξεις, αλλά δεν αφήνουμε κανένα κενό, όταν θέλουμε να δηλώσουμε συμπληρωματικές ή παρεμφερείς εκφράσεις (π.χ. ανανέωση/αναβάθμιση) ή όταν δίνουμε δικαίωμα επιλογής της μιας ή της άλλης λέξης ή έννοιας, όπως το "ή/και" στην πρόταση: "Τρώγοντας περισσότερα φρούτα και λαχανικά μειώνονται ή/και αποσοβούνται οι κρίσεις άσθματος".

4ον
Αφήνουμε πάντα κενό μετά τα σημεία στίξης. Όχι όμως όταν πρόκειται για συντομογραφίες, όπως κ.τ.λ., κ.ο.κ., κ.ά., π.χ.

5ον
Άλλη μια περίπτωση που δεν αφήνουμε κενό είναι μεταξύ της αριθμητικής τιμής και του συμβόλου ποσοστού ή της μονάδας μέτρησης, όταν αυτή είναι σε συγκεκομμένη μορφή. Π.χ. 10%, 63‰, 16μ., 36κ. Αλλά: 16 μέτρα, 36 κιλά.

6ον
Επίσης δεν αφήνουμε κενά μεταξύ αριθμών και μαθηματικών τελεστών ή συμβόλων. Ολόκληρη η μαθηματική έκφραση (6+4>6-4) είναι μια οντότητα και δεν είναι σωστό να τη χωρίζουμε σε δύο μέρη.


Εικ. 3: Απόσπασμα πλαισίου διαλόγου Παράγραφος

7ον
Μη χρησιμοποιείτε επαναλαμβανόμενα ENTER για να δημιουργήσετε μεγαλύτερο από το κανονικό διάστημα μεταξύ δύο παραγράφων. Αντίθετα, ορίστε το διάστημα Πριν και Μετά στο πλαίσιο διαλόγου Παράγραφος (εικ. 3). Ακόμα καλύτερα δημιουργήστε ένα στυλ που θα εφαρμόζετε σε όλες τις παραγράφους που θέλετε να ξεχωρίζουν.

Απαγορεύεται(!) επίσης να χρησιμοποιείτε επαναλαμβανόμενα ENTER για να μεταφέρετε το υπόλοιπο κείμενο σε μια νέα σελίδα. Γι' αυτή τη δουλειά υπάρχει το εργαλείο Εισαγωγή αλλαγής σελίδας στην καρτέλα Εισαγωγή.

8ον
Η πλήρης στοίχιση των παραγράφων (και στην αριστερή και στη δεξιά πλευρά της σελίδας) έχει πολύ καλά εμφανισιακά αποτελέσματα. Για όσους όμως δεν ξέρουν πώς ελέγχεται ο συλλαβισμός κι ούτε έχουν σκοπό να μάθουν, καλύτερα να μείνουν στην αριστερή στοίχιση. Έτσι θα αποφύγουν τα τεράστια κενά μεταξύ των λέξεων, όταν αναδιπλώνεται μια μεγάλη λέξη.

9ον
Αποφύγετε τις υπερβολές. Τα αποσιωπητικά π.χ. είναι τρεις τελείες. Δεν είναι ούτε δύο, ούτε... είκοσι επτά! Επίσης, το θαυμαστικό δίνει από μόνο του έμφαση. Κι αν, σε σπάνιες περιπτώσεις, μπορεί να συγχωρεθεί η χρήση δύο-τριών θαυμαστικών μαζί καθ' υπερβολή, αυτό δεν είναι ο κανόνας αλλά η εξαίρεση.

Υπερβολή είναι ακόμα η "φορτωμένη" μορφοποίηση: Γράμματα σε διάφορα μεγέθη, άλλα έντονα, άλλα πλάγια, άλλα με διάφορα χρώματα, πλαίσια κειμένου και πίνακες στολισμένοι σαν χριστουγεννιάτικα δέντρα, και πάει λέγοντας. Θυμηθείτε: "Εί τις υπερβάλλοι το μέτρον, τα επιτερπέστατα ατερπέστατα αν γένοιτο".

10ον
Δεν το έχω εντοπίσει ακόμα. Όταν το εντοπίσω θα το αναφέρω εδώ για να ολοκληρώσω τον δεκάλογο...!

Θέμα
Ένα αξιοπρεπές έγγραφο
Κείμενο
Γιώργος ο Αδαής
Συμβολή
πρωτότυπο
Ταυτότητα
10100.004/0041
Έκδοση
16/1/10
Αναθεώρηση
18/4/20
Σήμανση
εμφάνιση εγγράφου, κανόνες παρουσίασης, εσοχή γραμμής, διάστημα, απόσταση, σημεία στίξης, ενωτικό χωρίς διακοπή, εισαγωγή αλλαγής σελίδας, συλλαβισμός

Λεξικό ορολογίας

Όροι χρήσης | πολιτική cookies

© 2010 - 2021, Γιώργος ο Αδαής